Un cahier des charges de déménagement de bureaux décrit ce qui doit être déplacé, les contraintes des deux sites et les tâches attendues de chaque intervenant. Pour comparer les devis, demandez une réponse sur le même document : prestations incluses, options, exclusions, responsables et points restant à confirmer.
« Déménager nos bureaux » ne précise pas qui emballe les dossiers, débranche les ordinateurs ou remet les archives dans l’ordre. Deux propositions peuvent donc porter sur des travaux différents, même si elles concernent la même adresse et le même mobilier.
La trame ci-dessous vous aide à préparer votre consultation. Elle s’appuie notamment sur les pratiques décrites par Gauthier Arnal pour les archives, l’emballage informatique et les priorités de transfert. C’est un document de préparation à adapter, pas un devis ni une liste de prestations automatiquement comprises.
À retenir :
- Transmettez le même inventaire et les mêmes contraintes à chaque entreprise consultée.
- Séparez le déplacement du matériel informatique de sa remise en service.
- Demandez un responsable et une confirmation écrite pour chaque tâche importante.
- Conservez les inconnues comme telles : une case vide ne signifie pas « inclus ».
Sommaire
- Les informations à préparer
- Les points métier à préciser
- La trame à copier
- La comparaison des devis
- Les questions fréquentes
Quelles informations préparer avant de demander les devis ?
Préparez les adresses, les accès, un inventaire par zone et les contraintes de dates. Ajoutez les prestations que vous souhaitez déléguer et celles que votre entreprise conserve. Si une information manque, indiquez qui doit la confirmer : mieux vaut une incertitude identifiée qu’une hypothèse différente dans chaque devis.
Décrire les deux sites, pas seulement le départ
Pour chaque adresse, renseignez les étages, les passages, les ascenseurs ou monte-charges et les possibilités de stationnement. Joignez les plans disponibles et des photos utiles, sans documents confidentiels visibles. Mentionnez les restrictions communiquées par le gestionnaire du bâtiment et les accès encore à vérifier.
Le plan d’arrivée doit aussi préciser où déposer les biens. Une livraison dans une zone commune et une mise en place bureau par bureau correspondent à deux demandes différentes.
Inventorier les biens par zone
Listez séparément le mobilier, les dossiers, les équipements informatiques et les appareils particuliers. Pour chaque lot, indiquez la quantité, la destination et la préparation souhaitée. N’assimilez pas le nombre de salariés au nombre de postes ou d’écrans à déplacer.
Dans sa description des visites, Gauthier Arnal explique que les équipes référencent le mobilier et précisent la prestation d’emballage demandée. Il indique aussi que les accès et le type de bureaux peuvent modifier les besoins de démontage. Ce sont donc des points à examiner, pas à déduire du seul effectif.
Pour situer cette préparation dans la prestation, consultez la page consacrée au transfert de bureaux avec Arnal Bazille.
Quels points faut-il préciser pour les archives, l’informatique et les équipements loués ?
Distinguez les opérations au lieu de demander une prise en charge globale. Pour les archives, précisez le classement à conserver. Pour l’informatique, séparez déconnexion, emballage, transport et remise en service. Pour un photocopieur loué, faites confirmer l’intervenant prévu au contrat avant de l’inclure dans le lot à déménager.
Archives : transporter des cartons ou restituer un classement ?
Gauthier Arnal distingue les boîtes d’archives des dossiers suspendus. Pour ces derniers, il décrit des caisses repérées selon les séries transportées, puis une remise en ordre alphabétique ou numérique à l’arrivée. La demande doit donc préciser l’ordre à retrouver, et pas seulement un nombre de contenants.
Dans votre cahier des charges, écrivez :
- qui prépare les dossiers et fournit leur référencement ;
- qui les conditionne, puis les remet en place si cette tâche est demandée ;
- quel repérage utiliser pour les lots et les rangements d’arrivée ;
- qui vérifie que le classement attendu a été conservé.
Si une partie des dossiers ne rejoint pas les nouveaux bureaux, séparez ce besoin du transport. Une demande de stockage d’archives mérite son propre périmètre, notamment pour les consultations ultérieures.
Informatique : livrer un ordinateur n’est pas le remettre en service
Dans l’organisation décrite par Gauthier Arnal, le client ou son informaticien débranche les équipements avant leur conditionnement. L’emballage peut ensuite être organisé par poste, avec ses accessoires, ou par regroupement selon le fonctionnement du parc. Le choix doit être précisé avant le chiffrage.
N’attribuez donc pas la déconnexion, la reconnexion ou les tests au déménageur par défaut. Faites nommer l’intervenant de chaque étape et celui qui donne le feu vert à la reprise.
Côté données, la CNIL recommande des sauvegardes régulières et des tests de restauration. Demandez à votre responsable informatique de confirmer ces préparatifs avant le transfert. Le transport physique ne remplace pas cette vérification. Les recommandations de sécurité sont référencées dans les sources en fin d’article.
Photocopieur : vérifier le contrat avant de répartir la tâche
Un photocopieur peut être déplacé par le déménageur ou relever d’une intervention prévue avec son loueur. Gauthier Arnal cite précisément ce point parmi les questions à poser. Ne présumez pas qu’un contrat de location inclut le transfert : faites confirmer le périmètre par le prestataire concerné.
Le cahier des charges doit identifier l’appareil, l’entreprise chargée de le préparer et de le déplacer, ainsi que la personne qui organisera sa remise en service.
Services prioritaires : préciser le besoin, sans promettre l’impossible
Gauthier Arnal explique que l’ordre de transfert peut être déterminé par la criticité des services, notamment pour une activité téléphonique. Indiquez les services prioritaires, la fenêtre d’arrêt envisagée et les équipements dont leur reprise dépend. Demandez ensuite un phasage confirmé avec les intervenants techniques.
Une heure de livraison souhaitée n’est pas une garantie de redémarrage. La CNIL distingue d’ailleurs la continuité d’activité de la remise en route d’un système arrêté. Pour préparer le fonctionnement temporaire des équipes, consultez aussi nos conseils sur l’organisation du travail à distance pendant le déménagement.
Modèle de cahier des charges de déménagement d’entreprise à copier
Copiez les rubriques suivantes dans votre document de consultation. Remplacez les crochets par vos informations et gardez la mention « à confirmer » lorsque nécessaire. Joignez l’inventaire et la matrice à chaque demande : les entreprises pourront ainsi répondre sur une même base, puis préciser les écarts après la visite technique.
Début de la trame
A. Projet et interlocuteurs
- Entreprise et activité : [à compléter]
- Objet du transfert : [sites et services concernés]
- Référent du projet : [nom, fonction, coordonnées professionnelles]
- Référent informatique : [interne ou prestataire, contact]
- Référent des archives : [contact]
- Interlocuteur du gestionnaire des locaux : [départ / arrivée]
- Version du cahier des charges : [date et numéro]
- Date souhaitée de réception des offres : [à compléter]
B. Sites, accès et dates à confirmer
À remplir pour le départ et l’arrivée :
- Adresse et zones concernées : [à compléter]
- Étages, escaliers, passages particuliers : [à compléter]
- Ascenseur ou monte-charge : [présence, informations disponibles, réservation à vérifier]
- Stationnement et parcours entre le véhicule et les locaux : [à décrire]
- Consignes du bâtiment, horaires autorisés, badges ou clés : [à préciser]
- Organisation des demandes de stationnement et frais éventuels : [responsable à confirmer]
- Plans et photos joints : [références des pièces]
- Informations encore manquantes : [point / personne chargée de répondre / échéance]
Dates souhaitées : [préparation / enlèvement / livraison].
Contraintes non déplaçables : [libération des locaux, accès au nouveau site, autre].
Services à traiter en priorité : [service / équipements concernés / fenêtre d’arrêt envisagée / intervenant validant la reprise].
C. Inventaire par zone et destination
Dupliquez les lignes selon vos besoins. Si vous ne connaissez pas le volume, fournissez les quantités connues et signalez ce qui doit être évalué pendant la visite.
| Zone et lot | Quantité ou mesure connue | Préparation demandée | Destination précise |
|---|---|---|---|
| [Bureaux, tables, armoires] | [nombre, dimensions utiles] | [démontage à examiner] | [étage, pièce, emplacement] |
| [Boîtes d’archives] | [nombre, état du conditionnement] | [emballage client ou à chiffrer] | [rangement prévu] |
| [Dossiers suspendus] | [quantité ou longueur mesurée] | [classement, conditionnement, remise en ordre] | [rangement et repères] |
| [Postes informatiques] | [unités, écrans, accessoires] | [par poste ou regroupement à confirmer] | [poste ou zone] |
| [Photocopieur ou autre appareil] | [référence, quantité] | [contrat du loueur à vérifier] | [emplacement] |
Biens qui ne partent pas avec le déménageur : [liste et intervenant prévu].
Biens nécessitant un traitement particulier : [description utile, sans communiquer de données confidentielles].
Valeurs des biens à communiquer pour l’examen des garanties : [liste à préparer avec les justificatifs disponibles].
D. Matrice de réponse : inclus, option, exclu et responsable
Consigne à joindre à la consultation : pour chaque ligne, préciser la prestation proposée, le responsable, le statut et la référence du devis ou de l’annexe. Utiliser I = inclus, O = option chiffrée, E = exclu, AC = à confirmer. Indiquer le montant de chaque option séparément. Toute absence de réponse reste à clarifier.
| Tâche à traiter | Demande du client | Réponse I / O / E / AC | Responsable nommé | Preuve ou précision attendue |
|---|---|---|---|---|
| Fourniture des cartons et protections | [à compléter] | [à remplir] | [à désigner] | Quantités, fourniture et livraison prévues |
| Emballage des dossiers courants | [à compléter] | [à remplir] | [à désigner] | Répartition client / prestataire |
| Conditionnement des dossiers suspendus | [à compléter] | [à remplir] | [à désigner] | Repérage et classement à préserver |
| Remise en place des archives | [à compléter] | [à remplir] | [à désigner] | Rangements concernés et vérificateur |
| Démontage et remontage du mobilier | [à compléter] | [à remplir] | [à désigner] | Liste des meubles et réserves techniques |
| Déconnexion informatique | [à compléter] | [à remplir] | [client / IT à confirmer] | Accord de l’intervenant et créneau |
| Emballage et transport informatique | [à compléter] | [à remplir] | [à désigner] | Mode de conditionnement et inventaire |
| Reconnexion et tests informatiques | [à compléter] | [à remplir] | [IT à confirmer] | Tests attendus et validation de reprise |
| Déplacement du photocopieur | [à compléter] | [à remplir] | [loueur / déménageur à confirmer] | Périmètre confirmé après examen du contrat |
| Dépose et installation selon plan | [à compléter] | [à remplir] | [à désigner] | Plan daté et emplacements convenus |
| Prestations annexes réellement demandées | [stockage, enlèvement des emballages, autre] | [à remplir] | [à désigner] | Périmètre et chiffrage distincts |
E. Confirmations à obtenir avec l’offre
- Référence de la version du cahier des charges et de l’inventaire utilisée : [à compléter]
- Points vérifiés pendant la visite et réserves restantes : [à compléter]
- Créneaux proposés et dépendances à d’autres intervenants : [à compléter]
- Prix de la prestation de base, options, taxes et total : [à compléter]
- Conditions de règlement et durée de validité de l’offre : [à compléter]
- Hypothèses pouvant modifier le périmètre ou le prix, et modalités d’accord sur ces changements : [à compléter]
- Conditions de garantie applicables, valeurs retenues, limites et exclusions à examiner : [documents à joindre]
- Personnes présentes pour contrôler les lots livrés, leur destination et les tâches réalisées : [à désigner]
- Questions non résolues avant décision : [question / interlocuteur / réponse attendue]
Fin de la trame
Cette répartition concerne les prestations à consulter. Pour organiser séparément la participation des salariés au déménagement, prévoyez une communication adaptée aux équipes plutôt que de leur transmettre un document fournisseur sans explication.
Comment comparer les devis à périmètre constant ?
Comparez d’abord les prestations confirmées, puis les prix correspondant au scénario que vous souhaitez retenir. Vérifiez les options nécessaires, les exclusions et les tâches confiées à des tiers. Tant qu’une opération indispensable reste sans responsable ou sans réponse écrite, la comparaison n’est pas complète : demandez une clarification plutôt que de supposer son inclusion.
Une offre peut être moins chère parce qu’elle laisse davantage de préparation à votre entreprise. Ce n’est pas nécessairement un défaut, à condition que cette répartition soit comprise et réalisable.
Utilisez une ligne de comparaison par tâche :
| Point comparé | Offre A | Offre B | Action avant décision |
|---|---|---|---|
| [Tâche reprise de la matrice] | [statut, responsable, référence] | [statut, responsable, référence] | [écart à clarifier] |
| [Option nécessaire au scénario retenu] | [montant et conditions] | [montant et conditions] | [faire confirmer le total] |
| [Réserve ou dépendance à un tiers] | [condition écrite] | [condition écrite] | [obtenir la réponse manquante] |
Si la visite révèle un accès différent, un meuble supplémentaire ou une nouvelle prestation, mettez à jour le document commun. Transmettez cette version à chaque entreprise avant de comparer les offres révisées.
Enfin, examinez les conditions de garantie avec les documents contractuels proposés. La valeur déclarée d’un bien, son transport et la couverture d’un éventuel dommage ne se résument pas au mot « assurance » dans une ligne de devis. Demandez les précisions applicables à votre opération, sans déduire une garantie d’une présentation générale.
Questions fréquentes sur le cahier des charges de transfert de bureaux
Le cahier des charges remplace-t-il la visite technique ?
Non. Le cahier des charges décrit la demande et prépare l’échange. La visite permet d’examiner le mobilier, les accès et les prestations souhaitées. Faites consigner les points confirmés et ceux qui restent à vérifier, puis actualisez la consultation si cette visite change les informations transmises.
Qui doit débrancher et rebrancher les ordinateurs ?
Nommez les intervenants avant le déménagement. Dans l’organisation décrite par Gauthier Arnal, le client ou son informaticien débranche le matériel avant le conditionnement. La reconnexion et les tests doivent être attribués explicitement : leur réalisation ne se déduit pas de la prise en charge du transport.
Comment demander le transfert de dossiers suspendus ?
Précisez leur quantité, le classement existant, la personne qui prépare le référencement et la remise en place attendue. Faites confirmer le repérage des contenants et des rangements d’arrivée. Un lot livré dans une pièce n’équivaut pas à des dossiers remis dans leur ordre de consultation.
Que faire si une prestation n’apparaît pas dans le devis ?
Demandez si elle est incluse, proposée en option, exclue ou encore à confirmer. Faites préciser le responsable et la référence écrite de sa prise en charge. Si elle est indispensable à votre projet, intégrez sa réponse et son éventuel coût avant de comparer les totaux.
Préparer votre consultation avec Arnal Bazille
Vous préparez un transfert de bureaux à Montpellier, depuis ou vers Montpellier ? Rassemblez les adresses, l’inventaire disponible, vos contraintes et les points encore incertains. Vous n’avez pas besoin de deviner le volume ou la solution technique : signalez ce qui doit être examiné.
Échangez avec Arnal Bazille pour préparer la visite technique et préciser le périmètre à chiffrer, notamment pour les archives, le matériel informatique et les équipements sous contrat.
Sources et précautions
- CNIL, Sécurité : Sauvegarder : recommandations sur les sauvegardes et la vérification de leur restauration.
- CNIL, Sécurité : Prévoir la continuité et la reprise d’activité : identification des intervenants, préparation et tests de reprise.
Sources consultées le 5 novembre 2026. Les pratiques métier mentionnées proviennent d’un entretien avec Gauthier Arnal réalisé le 8 octobre 2026. Elles éclairent la préparation de la demande ; seules les prestations et conditions convenues pour votre opération définissent le périmètre retenu.
